Elk product dat uw magazijn binnenkomt, vraagt om een beslissing: waar gaat het heen, welke batch is het en klopt de levering met de order? Als dat handmatig wordt vastgelegd, is er op dat moment al een risico op een afwijking. Een verkeerde locatie, een batch die niet geregistreerd wordt of een telling die later niet meer klopt.
Tracy Control laat inslag verlopen via scan. De medewerker bevestigt per artikel de locatie, de batch en de hoeveelheid. Het systeem boekt dit direct terug in het ERP. Een maakbedrijf dat met Tracy Control werkt, registreert inslag op 2.100 locaties met 25 operators. Die registratie is realtime, zonder papier en zonder dubbele invoer. De ROI zit hier niet in één grote besparing, maar in het structureel vermijden van kleine fouten die anders bij elkaar optellen.
Bij bedrijven die werken met houdbare producten of batchnummers, is de vraag welke batch als eerste de deur uit gaat. Handmatig FEFO-beheer betekent dat iemand per uitgifte nakijkt welke batch de vroegste houdbaarheidsdatum heeft. Bij tien grondstoffen per order is dat te doen. Bij tientallen is het een structurele tijdsinvestering met een hoog foutrisico.
Een gemiste batch kan leiden tot afgekeurde producten, verspilling of een recall. Die kosten zijn moeilijk te kwantificeren, maar hoog. Tracy Control wijst de batch met de vroegste THT automatisch aan en laat die per scan bevestigen op de locatie. De medewerker hoeft niet na te denken over welke batch het moet zijn. Het systeem beslist dat op basis van de actuele voorraaddata. Dat is geen luxe voor grote bedrijven; dat is een basisbeveiliging voor iedereen die met batches werkt.
Bij het picken zit de ROI van workflow-software in de snelheid en nauwkeurigheid per orderregel. Hoe meer orderregels er per dag worden verwerkt, hoe groter het effect van een efficiënte pickflow. Handmatig picken op basis van een papieren paklijst kost meer tijd per regel dan scangestuurd picken, en heeft een hogere foutkans.
Een e-commercebedrijf dat met Tracy Control werkt, verwerkt ruim 65.000 zendingen per jaar, meer dan 200 per dag, uit 3.200 locaties. Dat gebeurt zonder paklijst of overtypen, met meer dan 340.000 gescande orderregels per jaar. Wat dat bedrijf hierdoor bespaart aan controletime, foutherstel en retourverwerking is direct zichtbaar in de operatie. De pickflow is één gescande stap per orderregel, gekoppeld aan de juiste locatie en de juiste batch. Geen zoekwerk, geen interpretatie.
Na het picken volgt de afhandeling: verpakken, labelen en verzenden. In veel bedrijven is dit het moment waarop informatie opnieuw handmatig wordt overgezet. Een paklijst wordt uitgeprint, een label wordt aangemaakt op basis van wat iemand heeft ingevuld en een verzendbevestiging wordt achteraf ingeboekt.
Tracy Control maakt van pack en ship een verlengde van de pickflow. De zending is al aangemaakt op basis van de gescande picks. Het verzendlabel volgt uit de order. De ERP-boeking gebeurt automatisch op het moment dat de zending wordt bevestigd. Elke handmatige overdracht die hierbij verdwijnt, is directe ROI. Niet als eenmalige besparing, maar als structurele tijdswinst op elke zending die u verstuurt.
De meest directe manier om de ROI van workflow-software te berekenen, is door te kijken naar het aantal handmatige handelingen dat verdwijnt. Bij één klant van Tracy Control verzorgt het platform circa 1.400 automatische ERP-updates per werkdag. Dat zijn 1.400 momenten waarop vroeger iemand iets moest intypen, controleren of corrigeren.
Bij een conservatieve schatting van dertig seconden per handmatige boeking is dat circa elf uur per dag aan vermeden handwerk. Elf uur per dag, elke werkdag, structureel. Dat is de ROI die niet in een offertecomparatie verschijnt, maar die wel elke dag zichtbaar is op de werkvloer. De vraag is niet wat Tracy Control kost. De vraag is wat uw huidige manier van werken kost.
De onderliggende reden dat de ROI van workflow-software zo lastig te berekenen is, heeft te maken met verspreiding. Kosten zitten in meerdere functies, meerdere momenten en meerdere systemen. Een planner die een Excel bijhoudt, een magazijnmedewerker die een bon overtypt, een administrateur die een verschil uitzoekt: ze werken elk apart, op basis van informatie die niet synchroon loopt.
Tracy Control maakt van inslag, batching, picking en pack en ship één gescande flow. Elke stap boekt direct terug in het ERP, zonder tussenliggende overdracht. Artikelen, orders en stuklijsten komen uit uw bestaande ERP. Tracy regelt wat er op de vloer moet gebeuren en registreert wat er werkelijk is gebeurd. Dat is geen vervanging van uw ERP, maar een laag eronder die zorgt dat uw ERP altijd klopt. De ROI van die combinatie is de optelsom van alle correcties, overtypen en zoekacties die u vanaf nu niet meer doet.
De ROI van workflow-software is niet voor elk bedrijf gelijk. De opbrengst is het grootst wanneer de huidige situatie veel handmatige overdrachten bevat, wanneer er met batches of houdbare producten wordt gewerkt en wanneer het volume hoog genoeg is dat kleine fouten of vertragingen per eenheid snel oplopen.
Voor een productiebedrijf met dagelijkse grondstofuitgifte, batchnummers en meerdere operators is de ROI direct en meetbaar. Voor een kleinere groothandel met een beperkt assortiment is de terugverdientijd langer, maar de operationele winst op nauwkeurigheid en inzicht is er ook. Tracy Control is modulair opgezet: u kunt beginnen met het onderdeel dat de grootste directe winst oplevert en later uitbreiden. U hoeft niet alles tegelijk te automatiseren om de eerste stap al rendabel te laten zijn.
Wilt u weten welke stappen in uw eigen flow de meeste ROI opleveren? Neem contact op met Tracy Control via tracycontrol.com voor een kennismakingsgesprek. Geen verplichtingen, wel een concreet beeld van wat er bij u te winnen valt.
Begin met het tellen van handmatige handelingen per dag: boekingen, correcties, overtypen en zoekmomenten. Schat per handeling de gemiddelde tijd en vermenigvuldig dat met het aantal werkdagen. Bij één klant van Tracy Control levert dat alleen al op het gebied van ERP-updates circa elf uur per dag aan vermeden handwerk op. Tel daar de kosten van fouten en correcties bij op en u heeft een realistisch startpunt voor uw eigen berekening.
Tracy Control werkt altijd naast uw bestaande ERP, niet als vervanging. Uw ERP blijft de bron van orders, artikelen en stuklijsten. Tracy Control regelt de sturing en scan op de vloer en boekt alles automatisch terug. U hoeft uw ERP niet aan te passen om met Tracy Control te starten.
Nee. Tracy Control is modulair. U kunt starten met het onderdeel dat de grootste directe winst oplevert, zoals picking of inslag, en later uitbreiden naar batching, pack en ship of grondstofuitgifte. Elke stap die u automatiseert, levert direct ROI op via vermeden handmatige handelingen en minder correctiewerk.
